10 april 2019

Redovisning Q1 2019

Nu är det dags för årets första redovisning;
”Ekonomisk redovisning, verksamhetsberättelse och forskningsaktivitet”.

Alla Nationella Kvalitetsregister och registerkandidater som beviljades medel för 2018 ska redovisa dessa uppgifter. Uppgifterna lämnas i det webbaserade ansökningssystemet,
senast den 15 april klockan 23.59.

Ansökningssystemlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Anvisning

En anvisning för hur redovisningen ska fyllas i är utskickad till registerhållarna sedan tidigare. Nedan följer en sammanställning av frågor och svar från det Skypemöte som hölls den 19 mars i syfte att lyfta frågor kring redovisningen och dess anvisningar.
Finns frågor är ni alltid välkomna att kontakta oss via adminkvalitetsregister@skl.se.

Frågor och svar angående redovisningen

Frågorna och svaren är från Skypemöte för registerhållare den 19 mars 2019.

Är registrens redovisningar offentliga handlingar?
Registrens redovisningar är offentliga handlingar och kan begäras ut från ansvarig huvudman. Registrens redovisningar är även publika handlingar hos SKL.

Om registret har kvarstående medel sedan tidigare - när förväntas dessa vara förbrukade och ska dessa betalas tillbaka i sin helhet sedan?
Eller räknar ni med att ett register behöver lite medel som en "buffert"?
Har ett Nationellt Kvalitetsregister överblivna medel från det nationella stödet, så ska dessa flyttas över till nästa år. Balanserade medel ska redovisas i handlingsplanen.
En helhetsbedömning av bland annat ekonomin görs sedan vid bedömningen av medelstilldelning.

Står inte klinikerna för finansiering av arbetstiden?
I överenskommelserna mellan regioner och stat framgår det att det är regionernas (i några fall kommunernas) ansvar att registren används, i det ansvaret ligger alltså även att arbetet med att registrera i registren.
Ingen del av det centrala anslaget ska finansiera registreringar ute på kliniker och enheter.

Den största delen för vårt register är kostnaden till registercentra.
Ska denna kostnad tas över av SKL?
I den s.k. Bojestigsutredningen föreslogs att staten skulle ta över registrens kostnader för ”infrastruktur”, det vill säga en stor del av kostnader som registren har mot RCO.
Detta är inte färdigutrett och inga konkreta planer finns. Man har hittills ännu inte kartlagt dessa kostnader, men detta är bakgrunden till ett par av frågorna i Q1-redovisningen.

Vi har problem med finansiering via läkemedelsföretag, men andra register har det. Är det ok?
Ja, det står registren fritt att ta emot finansiering från exempelvis läkemedelsföretag.
Man bör dock vara medveten om den risk för beroende eller intressekonflikt det kan innebära.

Vilka är behöriga attestanter?
Rollen "Attestant" innebär att godkänna fakturor och/eller bokföringsorder.
En attest innebär att fakturan kommer att betalas eller att bokföringsordern godkänns. Enligt jävsbestämmelserna får den som antingen själv ska ta emot en betalning eller på annat sätt bedöms jävig, inte attestera.

Det är alltid överordnad som attesterar. En och samma person kan inte både granska och attestera en och samma faktura, utan två olika personer måste genomföra dessa två moment. Alla CPUA-myndigheter skall ha en attestordning. Är ni osäkra vilken CPUA-myndighet registret tillhör, se respektive register.

Kan man räkna med att få information om beslutsgruppens underlag inför Q2-Q4?
Alltså den nya, mer klargörande beskrivningen.
Ja, vi ser nu över hur vi kan kommunicera detta på ett tydligare sätt. Vi planerar även liknande Skype-möten som detta inför redovisningen av Q2-Q4 för att ge alla registerhållare möjlighet att ställa frågor och reda ut eventuella oklarheter.

När vet vi mer om pengar för nästa halvår?
Så snart departementet meddelat något om överenskommelser för 2019. I dagsläget har vi inte fått något datum för när det kan ske.

I beskrivningen av krav för certifieringsnivåer finns en punkt att beslutsgruppen anser att man skall tillhöra en viss nivå. Vad ligger bakom detta och kan det komma att preciseras bättre och motiveras bättre?
Tanken är att registrens kvalitet successivt ska förbättras så att de förflyttar sig från lägre till högre certifieringsnivåer allteftersom.
Mer information om certifieringsnivåerna finns här.

Kan ni beskriva den expertgrupp ni refererar till?
Expertgruppens sammansättning finns här.

Var kan man hitta samlad info om var olika berörda verksamheter finns, t ex både landstingsvård, primärvård, specialist vård och privata enheter. Detta behövs för anslutningsgraden.
Vi har tyvärr inte någon sådan information sammanställd på vår hemsida.

Finns det någon sammanställning av vilka register som har avgifter från kliniker eller som tar betalt per registrering?
I dagsläget finns det ingen sammanställning. Dock har Stödfunktionen i årets Q1-rapportering begärt in uppgifter gällande övriga intäkter såsom avgifter från deltagande enheter samt övriga externa intäkter.

Hur definieras täckningsgraden?
Det är antalet patienter som ingår både i registret (täljaren) och målgruppen (nämnaren) för registret. För några interventionsregister gäller snarare operationer/interventioner än patienter som enhet i denna kvot. Frågan är central i registersammanhang och måste analyseras av alla register.

Kommer ni att se över registrens samtliga intäkter tex via stipendier, företag, organisationer?

Ja. Stödfunktionen begär in uppgifterna om totala intäkter i årets Q1-rapportering.
Uppdelning ska göras mellan Nationella medel, avgifter från deltagande enheter samt övriga externa medel såsom projektmedel, bidrag från kommuner/ regioner, medel från läkemedelsindustrin eller andra privata aktörer.

Finns guide för hur validering av data görs?
Kvaliteten på de data ett register samlar är av central betydelse för värdet av ett NKR.
Redan i designen av ett register måste hänsyn till det tas när man bygger in olika tekniska system.
Utöver detta behöver man ha en tydlig metodbeskrivning. Att valideringen görs systematiskt och fortlöpande är centralt. Mätningar av validitet med återkommande slumpmässiga jämförelser mot källdata är värdefullt. Här har också varje registers särart och möjlighet att säkra datakvaliteten på andra sätt betydelse. Samma krav på datakvalitet bör i princip kunna ställas på ett NKR som man ställer på en vetenskaplig studie.
Här finns valideringshandbok för NKR.

"Kostnad som ni har för att samla in, lagra och ta ut data" - den här punkten är svår att avgränsa. Lön till registerkoordinator, ska denna ingå i den posten? IT-kostnad?

Detta är en fråga som tillkommit i ett försök att fånga kostnaderna för ”infrastruktur” - d.v.s. huvudsakligen databaskostnader, IT, skanning av formulär och liknande.

Detta är rimligen inte en registerhållares uppgift – registerhållaren är snarare till för att leda registret så att data används, analyseras, spridas etc. En del register kanske behöver fråga sitt RC om vad de olika kostnadsposterna i det man betalar för är.

Har ni analyserat kopplingen nivå 1 och extern finansiering?
Ingen specifik analys har gjorts.

Om avgifter tas från anslutna enheter, hur kan (brukar) ett sådant upplägg se ut?
Kan ni ge exempel?
Exempel på 'Avgifter från deltagande enheter' är anslutningsavgift, medlemsavgifter, klinikavgifter, avgifter för att sammanställa statistik, avgifter för att verksamheterna ska få tillgång till sina data via analysverktyg samt kursavgifter/deltagandeavgifter vid konferenser/registermöten.

Har vi rätt att ta ut avgifter?
Det finns idag ingen tydlig policy/inriktning vad gäller avgifter men arbete pågår för att tydligare belysa vad registren får/kan ta betalt för.

Kostnader för att integrera register med regionernas journaler kan vara stora.
Finns det någon strategi från SKL vem som ska finansiera dataintegrationen?
SKLs avsikt är få en övergripande tydlighet i detta, utifrån det strategiska ramverk för IT-stöd som tas fram tillsammans med Nationella Kvalitetsregister.

Dataintegrationer görs på skilda sätt och då ofta med olika spridning av kostnader.
De integrationer som använder Nationell tjänsteplattform har dock en tydligare ansvarsfördelning;

  • Vårdgivaren ansvarar för etablering av IT-infrastruktur för läsning av journaldata. Detta är en enskild grundinvestering som sedan kan nyttjas för både alla kvalitetsregister man ansluter såväl som övriga nationella tjänster såsom NPÖ och Journalen.
  • Registret tillsammans med sin IT-leverantör, sitt RCO, ansvarar för sin anslutning till Nationell tjänsteplattform. Här har register ibland ”agerat lok” och finansierat leverantörens / RCOs investering. Men i de fall leverantören/RCO kommer använda denna anslutning till också andra register så faller det sig naturligt att registret kan dela kostnaden med, i alla fall, RCO-organisationen.

Idag faktureras registren inte för den tid det tar att analysera och formellt specificera informationsbehovet, skrivning av så kallad Informations­specifikation. Den därpå följande förvaltningen av denna specifikation är dock registrets förvaltningsobjekt. Likaså den programmering som görs.

Inera kommer börja fakturera löpande för deras tjänsteleverans i samband med datatrafik från vårdgivarna till de register som använder tjänsteplattformen. Idag är detta inte reglerat färdigt.

Enkelt kan man säga att kostnaderna förhåller sig till varandra på följande sätt:

  • Vårdgivarens anslutning till Nationell tjänsteplattform – Stor investering med hög potential att kunna nyttjas i olika syften
  • Registrens, IT-leverantör/RCOs anslutning – Liten investering med hög potential till flerfaldig användning både för ett enskilt register gentemot de många vårdgivarna och för IT-leverantör/RCO gentemot de många registren som man stödjer.

Finns det någon diskussion om hur diskrepansen mellan kraven som ställs på registren i förhållande till de anslag som ges? Hur tänker man sig att registren ska finansieras på ett rimligt och juridiskt korrekt sätt?
Vi håller på att ta fram en utvecklad modell för fördelningen av medel till NKR.
Mer information om det arbetet finns här.

Då vårdgivarna ska ta ett större ansvar för registren är det rimligt att de tar detta ansvar. Gör de inte det frivilligt får man nog avgiftsbelägga användningen av registren. Hur ser ni på detta?
Se svar ovan. I överenskommelsen mellan stat och landsting om det nya kunskapsstyrningssystemet finns ett tydligt angivande av att det är landstingens/kommunernas ansvar att använda NKR – och därmed också att registrera i dem. Frågan blir i sista hand en fråga mellan styrgruppen och dess CPUA-myndighet.

Kommer ni att ge oss resurs med ekonom för redovisningen?
Är det så att registren är osäkra på vad och hur man ska rapportera, ska man i första hand vända sig till sitt CPUA och/eller RC/RCC. Stödfunktionen svarar på frågor av generell karaktär.

Ett problem jag upplever är att rubrikerna i redovisningen inte är samma från år till år. Eftersom man redovisar olika varje gång måste det väl vara svårt att bedöma hur registrens kostnader för olika saker utvecklas över tid?
Vi försöker behålla samma struktur som tidigare år, dock sker förändringar då behovet av information förändras över tid.

Finns det någon årsplan för årets ansökan? Vilka hållpunkter gäller för kommande inlämningar?
Q2 har planerat sista inlämningsdatum i början av juni,
Q4 har planerat sista inlämningsdatum i början av september. Datumen är inte fastställda, mer information kommer så snart som möjligt.

Är det med en fråga om vilket NPO registret tillhör?
Nej, det är inte med i Q1-ansökan. Kontakta Stödfunktionen om ni är osäkra på vilket NPO ert kvalitetsregister tillhör.

Hjälpte informationen på sidan dig?



Tack för att du hjälper oss!