21 november 2019

Inför redovisning Q1 2020

Enligt överenskommelsen ska varje registercentrumorganisation och register följas upp i den årliga uppföljningsprocessen. Stödfunktionen ansvarar för att den processen följs och genomförs.

Anvisningar inför redovisning Q1 2020 skickas ut senast den 1 december 2019.
Det som ska redovisas är:

  • Ekonomisk redovisning
  • Verksamhetsberättelse
  • Forskningsaktivitet

Alla Nationella Kvalitetsregister och registerkandidater som beviljades medel för 2019 ska redovisa dessa uppgifter. Det är ett krav i överenskommelsen med staten att följa upp hur medlen används.
Uppgifterna lämnas i det webbaserade ansökningssystemet, senast den 17 februari 2020 klockan 23.59.

Ansökningssystem

Frågor och svar angående redovisningen

Nedan finns en sammanställning av frågor och svar om redovisningen och dess anvisningar.
Kontakta gärna Stödfunktionen via adminkvalitetsregister@skl.se om ytterligare frågor finns. 

Är registrens redovisningar offentliga handlingar?
Registrens redovisningar är offentliga handlingar och kan begäras ut från ansvarig huvudman. Registrens redovisningar är även publika handlingar hos SKL.

Om registret har kvarstående medel sedan tidigare - när förväntas dessa vara förbrukade och ska dessa betalas tillbaka i sin helhet sedan?
Eller räknar ni med att ett register behöver lite medel som en "buffert"?
Har ett Nationellt Kvalitetsregister överblivna medel från det nationella stödet, så ska dessa flyttas över till nästa år. Balanserade medel ska redovisas i handlingsplanen.
En helhetsbedömning av bland annat ekonomin görs sedan vid bedömningen av medelstilldelning.

Står inte klinikerna för finansiering av arbetstiden?
I överenskommelserna mellan regioner och stat framgår det att det är regionernas (i några fall kommunernas) ansvar att registren används, i det ansvaret ligger alltså även att arbetet med att registrera i registren.
Ingen del av det centrala anslaget ska finansiera registreringar ute på kliniker och enheter.

Den största delen för vårt register är kostnaden till registercentrum.
Ska denna kostnad tas över av SKL?
I den s.k. Bojestigsutredningen föreslogs att staten skulle ta över registrens kostnader för ”infrastruktur”, det vill säga en stor del av kostnader som registren har mot RCO.
Detta är inte färdigutrett och inga konkreta planer finns. Man har hittills ännu inte kartlagt dessa kostnader, men detta är bakgrunden till ett par av frågorna i Q1-redovisningen.

Vi har problem med finansiering via läkemedelsföretag, men andra register har det.
Är det ok?
Ja, det står registren fritt att ta emot finansiering från exempelvis läkemedelsföretag.
Man bör dock vara medveten om den risk för beroende eller intressekonflikt det kan innebära.

Vilka är behöriga attestanter?
Rollen "Attestant" innebär att godkänna fakturor och/eller bokföringsorder.
En attest innebär att fakturan kommer att betalas eller att bokföringsordern godkänns. Enligt jävsbestämmelserna får den som antingen själv ska ta emot en betalning eller på annat sätt bedöms jävig, inte attestera.

Det är alltid överordnad som attesterar. En och samma person kan inte både granska och attestera en och samma faktura, utan två olika personer måste genomföra dessa två moment. Alla CPUA-myndigheter skall ha en attestordning.
Är ni osäkra vilken CPUA-myndighet registret tillhör, se respektive register.

I beskrivningen av krav för certifieringsnivåer finns en punkt att beslutsgruppen anser att man skall tillhöra en viss nivå. Vad ligger bakom detta och kan det komma att preciseras bättre och motiveras bättre?
Tanken är att registrens kvalitet successivt ska förbättras så att de förflyttar sig från lägre till högre certifieringsnivåer allteftersom.
Mer information om certifieringsnivåerna finns här.

Vad gör Expertgruppen?
Expertgruppens sammansättning och uppdrag finns här.

Hur definieras täckningsgraden?
Det är antalet patienter som ingår både i registret (täljaren) och målgruppen (nämnaren) för registret. För några interventionsregister gäller snarare operationer/interventioner än patienter som enhet i denna kvot. Frågan är central i registersammanhang och måste analyseras av alla register.

Kommer ni att se över registrens samtliga intäkter tex via stipendier, företag, organisationer?
Ja. Stödfunktionen begär in uppgifterna om totala intäkter i Q1-rapporteringen.
Uppdelning ska göras mellan Nationella medel, avgifter från deltagande enheter samt övriga externa medel såsom projektmedel, bidrag från kommuner/ regioner, medel från läkemedelsindustrin eller andra privata aktörer.

Finns guide för hur validering av data görs?
Kvaliteten på de data ett register samlar är av central betydelse för värdet av ett NKR.
Redan i designen av ett register måste hänsyn till det tas när man bygger in olika tekniska system.
Utöver detta behöver man ha en tydlig metodbeskrivning. Att valideringen görs systematiskt och fortlöpande är centralt. Mätningar av validitet med återkommande slumpmässiga jämförelser mot källdata är värdefullt.
Här har också varje registers särart och möjlighet att säkra datakvaliteten på andra sätt betydelse. Samma krav på datakvalitet bör i princip kunna ställas på ett NKR som man ställer på en vetenskaplig studie.
Här finns valideringshandbok för NKR.

Om avgifter tas från anslutna enheter, hur kan (brukar) ett sådant upplägg se ut?
Kan ni ge exempel?
Exempel på 'Avgifter från deltagande enheter' är anslutningsavgift, medlemsavgifter, klinikavgifter, avgifter för att sammanställa statistik, avgifter för att verksamheterna ska få tillgång till sina data via analysverktyg samt kursavgifter/deltagandeavgifter vid konferenser/registermöten.

Kostnader för att integrera register med regionernas journaler kan vara stora.
Finns det någon strategi från SKL vem som ska finansiera dataintegrationen?
SKLs avsikt är få en övergripande tydlighet i detta, utifrån det strategiska ramverk för IT-stöd som tas fram tillsammans med Nationella Kvalitetsregister.

Dataintegrationer görs på skilda sätt och då ofta med olika spridning av kostnader.
De integrationer som använder Nationell tjänsteplattform har dock en tydligare ansvarsfördelning;

  • Vårdgivaren ansvarar för etablering av IT-infrastruktur för läsning av journaldata. Detta är en enskild grundinvestering som sedan kan nyttjas för både alla kvalitetsregister man ansluter såväl som övriga nationella tjänster såsom NPÖ och Journalen.
  • Registret tillsammans med sin IT-leverantör, sitt RCO, ansvarar för sin anslutning till Nationell tjänsteplattform. Här har register ibland ”agerat lok” och finansierat leverantörens / RCOs investering. Men i de fall leverantören/RCO kommer använda denna anslutning till också andra register så faller det sig naturligt att registret kan dela kostnaden med, i alla fall, RCO-organisationen.

Idag faktureras registren inte för den tid det tar att analysera och formellt specificera informationsbehovet, skrivning av så kallad Informations­specifikation. Den därpå följande förvaltningen av denna specifikation är dock registrets förvaltningsobjekt. Likaså den programmering som görs.

Inera kommer börja fakturera löpande för deras tjänsteleverans i samband med datatrafik från vårdgivarna till de register som använder tjänsteplattformen. Idag är detta inte reglerat färdigt.

Enkelt kan man säga att kostnaderna förhåller sig till varandra på följande sätt:

  • Vårdgivarens anslutning till Nationell tjänsteplattform – Stor investering med hög potential att kunna nyttjas i olika syften
  • Registrens, IT-leverantör/RCOs anslutning – Liten investering med hög potential till flerfaldig användning både för ett enskilt register gentemot de många vårdgivarna och för IT-leverantör/RCO gentemot de många registren som man stödjer.

Kommer ni att ge oss resurs med ekonom för redovisningen?
Nej, Stödfunktionen kan svara på frågor av generell karaktär. Är man osäker på vad och hur man ska rapportera, ska man i första hand vända sig till sin CPUA-myndighet och/eller RC/RCC.

Vissa rubriker i redovisningen inte är samma från år till år. Eftersom man redovisar olika varje gång måste det väl vara svårt att bedöma hur registrens kostnader för olika saker utvecklas över tid?
Stödfunktionen försöker behålla samma grundläggande struktur år från år, men förutsättningarna förändras och då ändras även behovet av information över tid.

Hur vet jag vilket nationellt programområde registret tillhör?
Här finns information om kunskapsstyrning samt en PDF med registrens indelning i respektive nationellt programområde.

Hjälpte informationen på sidan dig?



Tack för att du hjälper oss!